Spätestens seit Corona ist das Arbeiten im Home-Office für viele Menschen zur Normalität geworden. Von zu Hause zu arbeiten bringt für Mitarbeiter/-innen einige Vorteile, jedoch haben besonders Führungskräfte die Sorge, dass das Arbeiten im Home-Office mit Ablenkungen und Unproduktivität einhergeht. Diese Sorge ist zunächst berechtigt, denn mit der Freiheit der eigenen Arbeitsgestaltung kommen ebenfalls einige Fallen, die es zu vermeiden gilt. Akten nebenbei auf dem Balkon durchstöbern, den Tag mit Pausen füllen oder lieber den ganzen Tag vorm Fernseher verbringen – all diese Tätigkeiten kommen sicherlich jedem bekannt vor. Die Arbeit in den eigenen vier Wänden kann durchaus zu solchen Ablenkungen verlocken, was sich natürlich negativ auf die Arbeit auswirkt. Wie Sie diese Tücken umgehen und Ihre Mitarbeiter/-innen aus der Ferne motivieren können, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die passende Arbeitszeit
Dass Menschen verschieden sind, ist kein Geheimnis. Dementsprechend ergibt es Sinn, dass auch jeder Mensch andere Zeiten hat, an denen er am besten arbeiten kann. Die drei gängigsten Arbeitstypen sind die Lerche, 9/5 oder die Eule. Hierbei handelt es sich um Frühaufsteher, Personen, die am liebsten von 9.00 bis 17.00 Uhr arbeiten und Menschen, die eher später mit der Arbeit beginnen und sogar bis in die Nacht hinein aktiv sein können. Natürlich können Ihr individueller Rhythmus sowie der Ihrer Mitarbeiter/-innen anders aussehen. Wichtig ist die Abpassung der Arbeitszeit auf Ihre Situation sowie auf die Tagesabläufe Ihrer Mitarbeiter/-innen. Reflektieren Sie, welche Regeln Sie bisher in Ihrer Arbeite sowie in Ihrer Führung etabliert haben. Wollen Sie Ihrem Team mehr Freiheiten im Home-Office geben, dann ermitteln Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeiter/-innen passende Zeiten. Diese können in der Praxis getestet und bei Bedarf angepasst und füreinander abgestimmt werden.
Den eigenen Tag strukturieren
Ins Büro kommen, sich mit den Kollegen austauschen oder die tägliche Kaffeepause – all diese Rituale können den realen Arbeitsalltag geprägt und strukturiert haben. Allerdings fallen diese Strukturen durch die Arbeit von zu Hause weg, weshalb altbekannte Strukturen nicht mehr vorhanden sind. Damit Sie nicht in einen gewissen Alltagstrott verfallen und die Arbeit im Home-Office nicht auf der Strecke bleibt, empfiehlt sich die Aufstellung eines Tagesplans. Geben Sie Ihrem Tag eine Struktur und legen Sie Zeiten fest, in denen Sie Ihrer Arbeit nachgehen. Halten Sie Ihre veränderten Arbeitszeiten am besten in Blöcken mit konkreter Stundenangabe schriftlich fest. Evaluieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob dieser Plan für Sie funktioniert, und passen Sie ihn gegebenenfalls an. Damit auch Ihre Mitarbeiter/-innen profitieren und einen eigenen Tagesplan erstellen können, bietet sich das Verteilen eines Vordrucks an die Mitarbeiter/-innen an. Dadurch kann jedes Teammitglied sein Formular individuell ausfüllen und die Wahrscheinlichkeit der tatsächlichen Planerstellung wird erhöht.
Die Pausen nicht vergessen
Pausen spielen vor allem im (digitalen) Home-Office eine wichtige Rolle. Natürlich dienen Sie der Regeneration, jedoch dienen sie auch der zusätzlichen Strukturierung Ihres Tages. In seinem eigenen Zuhause kann man schnell mal abgelenkt werden, wobei die klare Festlegung von Pausenzeiten solche Ablenkungen verhindern soll und als klare Trennung zwischen privater und beruflicher Zeit fungiert. Darüber hinaus fehlen Aspekte des Büroalltags, in welchem man eventuell mal kurz zu den Kollegen ins Büro gegangen ist oder sich in der Büroküche zum Kaffee versammelt hat. Auch der Arbeitsweg entfällt, sodass die Gefahr besteht, dass man den ganzen Tag im Sitzen verbringt. Damit sich die Arbeit im Home-Office nicht negativ auf Ihre Gesundheit auswirkt, sollten Sie hin und wieder kurze Bewegungspausen einlegen. Und damit Sie nicht die berühmtberüchtigten „viereckigen Augen“ bekommen, sind Pausen beziehungsweise auch Augenpausen unerlässlich.
Den eigenen Arbeitsrhythmus finden
Der Arbeitsalltag umfasst verschiedene Aufgaben, die personen- und persönlichkeitsbezogen unterschiedlich umgesetzt werden können. Am besten analysieren Sie zunächst Ihren eigenen Rhythmus, indem Sie überprüfen, wie oft am Tag Sie welche Aufgaben tatsächlich ausüben. Notieren Sie sich hierbei über den Verlauf einer Woche alle Aufgaben, die Sie ausüben. Schenken Sie dabei wiederholt auftretenden Aufgaben besondere Aufmerksamkeit, da Sie sich überlegen können, ob eine Bündelung dieser Aufgaben sinnvoll wäre. Dabei handelt es sich um das sogenannte Batching. Im Arbeitsalltag lässt sich Batching am besten anwenden, indem Sie eine To-Do-Liste schreiben, ähnliche Aufgaben durch farbige Markierungen kennzeichnen und sie zu Blöcken zusammenfassen, die Sie innerhalb eines konkreten Zeitfensters in Ihrem Arbeitsalltag erledigen. Auch hier bietet es sich wieder an, Ihre Mitarbeiter:innen an Ihren Erkenntnissen teilhaben zu lassen und sie dazu zu motivieren, ihren Arbeitsrhythmus zu analysieren, mithilfe von Batching zu strukturieren und sich an den neuen Tagesablauf im Home-Office anzupassen.
Natürlich gibt es noch deutlich mehr Möglichkeiten, um das Arbeiten im Home-Office produktiver zu gestalten. Mit diesen Tipps sollten Sie jedoch eine gute Basis haben, um sich und Ihre Mitarbeiter/-innen besser durch die Zeit im Home-Office zu leiten.
Die Thematik rund um Produktives Arbeiten im Home-Office ist Hauptbestandteil unseres Kurses „Digital Leader (IHK)“.Melden Sie sich noch heute an, wenn Sie Ihre Führungskompetenzen an die Anforderungen des digitalen Wandels anpassen und sich selbst und Ihre Mitarbeiter/-innen kompetent anleiten möchten.
