Jeder kennt das Gefühl: Eine wichtige Aufgabe muss dringend erledigt werden, doch dank verschiedener Ablenkungen wird die Erledigung immer wieder aufgeschoben. Wenn Ihnen das häufiger passiert, dann sind Sie in die Fake-Productivity-Falle getappt. In unserem aktuellen Blogbeitrag erörtern wir, was mit sich hinter dem Begriff verbirgt, woran Sie eine Fake-Productivity-Falle erkennen und wie Sie das scheinbar weit verbreitete Phänomen vermeiden können.
Was ist eine Fake-Productivity-Falle und wie funktioniert sie?
Die Fake-Productivity-Falle (dt. vorgetäuschte Produktivitätsfalle) beschreibt den täglichen Kampf, dem viele von uns ausgesetzt sind: Aufgabe um Aufgabe wird erledigt, doch die To-Do-Liste wird nicht kleiner. Ein Grund für dieses Phänomen ist die Ablenkung, die überall lauert. E-Mails lesen, Messenger checken, Paket entgegennehmen, Anruf beantworten, neue App ausprobieren – die Liste ließe sich beliebig verlängern. Damit wird die Fake-Productivity-Falle schnell ein nicht enden wollender Kreislauf, der früher oder später frustrierend ist.
Die gute Nachricht: Es gibt Möglichkeiten, sich aus der Fake-Productivity-Falle zu befreien. Vor allem die Konzentration auf das Wesentliche und die Reduzierung von Ablenkungen spielen dabei eine wesentliche Rolle, um alle anfallenden Aufgaben strukturiert zu erledigen und damit produktiver zu arbeiten. Besonders im Hinblick auf die zunehmende Nutzung von Home-Office, mussten sich hierbei auch Führungskräfte anpassen und sich entsprechend im Bereich Digital Leadership weiterbilden.
Wie erkenne ich eine Fake-Productivity-Falle?
Um eine Fake-Productivity-Falle zu vermeiden, ist es zunächst einmal wichtig, sie zu erkennen. Folgende Anzeichen sprechen für eine vorgetäuschte Produktivität:
1. Sie arbeiten viel, ohne messbare Erfolge zu erzielen
Eines der häufigsten Anzeichen für eine Fake-Productivity-Falle ist, dass man das Gefühl hat, die ganze Zeit zu arbeiten, ohne, dass am Ende ein messbarer Erfolg verzeichnet werden kann. Dieser Umstand wird zusätzlich von einem Gefühl der Angst oder des Stresses begleitet. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und zu prüfen, was wirklich wichtig ist und worauf Sie sich fokussieren sollten. Stellen Sie sich dafür z. B. folgende Fragen: Setzen Sie Ihre Zeit sinnvoll ein? Arbeiten Sie an Aufgaben, die Sie tatsächlich Ihrem Ziel näher bringen? Wenn Sie diese Fragen mit einem klaren „Nein“ beantworten, ist es an der Zeit, etwas zu ändern.
2. Sie jagen ständig neuen Trends nach
Ein weiteres Anzeichen für die falsche Produktivitätsfalle ist, dass Sie ständig neuen, vermeintlich aufregenden Trends hinterherjagen. Das kann alles sein – angefangen bei der neuesten Produktivitäts-App bis hin zu einer neuen Art, Ihre Arbeitsabläufe zu organisieren. Das Problem dabei ist, dass man sich leicht vom aktuellen Hype anstecken lässt und am Ende mehr Zeit für diese Dinge aufwendet, als sie tatsächlich an Nutzen bringen. Auch hier ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten und sich zu fragen, ob diese Dinge Ihnen wirklich helfen, die gesteckten Ziele zu erreichen.
Wie kann ich eine Produktivitätsfalle vermeiden?
Um eine Fake-Productivity-Falle zu vermeiden und produktiver zu arbeiten, sind die nachfolgenden Tipps hilfreich:
1. Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach ihrer Bedeutung
Dafür können Sie sich der ABC-Methode bedienen und Ihre Aufgaben wie folgt unterteilen:
- A-Aufgaben = dringend und wichtig (z. B. Präsentation für Kunde)
- B-Aufgaben = wichtig, aber nicht dringend (z. B. Buchung eines Teamevents, Newsletter erstellen)
- C-Aufgaben = dringend, aber nicht wichtig (z. B. Mails, Telefonate)
Die Faustregel der ABC-Methode lautet: Die A-Aufgaben sollten mindestens 60 Prozent, die B-Aufgaben mindestens 25 Prozent und die C-Aufgaben 15 Prozent der Tagesplanung einnehmen.
2. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für eine Prozessoptimierung
Um eine Produktivitätsfalle zu vermeiden, ist es außerdem wichtig, für Ordnung und Struktur im täglichen Arbeitsablauf sowie innerhalb der Arbeitsumgebung zu sorgen. Nehmen Sie sich deshalb ausreichend Zeit, um:
- Ihre Prozesse zu optimieren,
- zeitsparende Vorlagen und Checklisten zu erstellen,
- qualitativ hochwertige Arbeitsmaterialien zu wählen sowie
- Ihre Unterlagen sinnvoll zu organisieren.
Denn: Wer gut organisiert ist, bewältigt anspruchsvolle Aufgaben leichter, ohne sie ständig aufzuschieben.
3. Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus
Vielleicht arbeiten Sie schon länger an einem Kundenprojekt, kommen aber nicht zum Ende, da Sie immer wieder neue Projektdetails finden, die es aus Ihrer Sicht zu optimieren gilt. Schließlich soll der Kunde begeistert sein. Zwischendurch werden Sie zusätzlich durch Mails, Telefonate oder andere Störfaktoren abgelenkt. Das Ergebnis: Ein gut gemeinter Perfektionismus, der aber zu keinem messbaren Ergebnis führt und viele dringende, aber nicht wichtige C-Aufgaben, die vorgezogen werden.
Unser Tipp: Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus und setzen Sie einen Punkt an der richtigen Stelle. Arbeiten Sie qualitativ hochwertig, aber nicht unnötig verziert. Das spart nicht nur Energie, sondern auch Zeit, die Sie für andere (messbare) Aufgaben verwenden können.
4. Lassen Sie sich nicht von C-Aufgaben ablenken
Schnell noch auf eine eher unwichtige Mail antworten, zwischendurch ein Telefonat (das meist eher ein Plausch ist) und noch ein Check bei LindedIn und Co. – kurz: C-Aufgaben, die wertvolle Zeit in Anspruch nehmen und warten können, bis die A-Aufgaben des Tages erledigt sind.
Fazit:
Es passiert schnell, in eine Fake-Productivity-Falle zu tappen. Wenn Sie jedoch die Anzeichen erkennen, vermeiden Sie ihre schädlichen Auswirkungen. Indem Sie einen Schritt zurücktreten und Ihre Arbeitsgewohnheiten analysieren, können Sie Optimierungspotenziale erkennen und Änderungen vornehmen, die zu einer dauerhaften Produktivitätssteigerung führen. Dabei ist es wichtig, dass Sie sich auf die Qualität Ihrer Arbeit konzentrieren und nicht vorrangig auf die Quantität. Versuchen Sie jedoch nicht, zu viel auf einmal zu erledigen; sondern teilen Sie die Aufgaben beispielsweise mithilfe der ABC-Methode ein und lassen Sie sich nicht durch unwichtige Aufgaben ablenken. Damit schaffen Sie nicht nur mehr wichtige Aufgaben, sondern auch mehr Freiraum für Entwicklungspotenziale.
