„Hallo! Können Sie mich hören und sehen?“ Mit dieser bangen Frage beginnen viele Meetings, seit das Corona-Virus die firmeninterne Kommunikation kräftig durcheinandergewirbelt hat. Zusammenkünfte im unternehmenseigenen Konferenzraum wurden durch Online-Meetings ersetzt. Doch nicht immer verläuft die Umstellung reibungslos. Wir geben Tipps, wie die nächste Zoom- oder Skype-Konferenz zu einem Erfolg für alle Teilnehmer wird.
Ziele definieren und Zeitrahmen festlegen
Jedes Business-Meeting stellt, unabhängig von der Wichtigkeit, eine Unterbrechung des Workflows für die Teilnehmer dar. Verständnis für die Maßnahme erzeugen Sie, indem Sie die Notwendigkeit exakt definieren und die Ziele abstecken, um die Informationen anschließend an alle Teilnehmer offen zu kommunizieren. In der Regel arbeiten die teilnehmenden Kollegen seit langer Zeit zusammen und die Gefahr groß, dass die Runde zu einem Plauderstündchen unter guten Bekannten ausartet. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen genauen Zeitrahmen mit Startzeit und Ende festzulegen. Auf diese Weise verlieren Sie das Wesentliche nicht aus den Augen. Für einen netten Plausch unter Kollegen bleibt auch nach dem Feierabend genügend Zeit.
Agenda ausarbeiten
Die Zeit in einem Online-Meeting wird nur dann effizient genutzt, wenn ein klarer Fahrplan mit allen wichtigen Besprechungspunkten existiert. Idealerweise erfolgt eine Auflistung der Tagesordnungspunkte, die im Meeting abgearbeitet werden. Auf eine kurze Warm-up-Phase mit Smalltalk folgt der Einstieg in den Tagesordnungspunkt 1. In Abhängigkeit von den Themen sollte Zeit für Diskussionen eingeplant werden. Videokonferenz-Lösungen wie Zoom verfügen über Tools, die eine Einbindung von Diskussionen ermöglichen.
Unterstützende Dokumente wie Excel-Dateien, Grafiken, Verlaufskurven oder Power Point Präsentationen müssen vor dem Meeting zusammengestellt werden und auf Knopfdruck abrufbar sein. Nichts stört die Kommunikation nachhaltiger, als ein langwieriges Durchforsten der Dateiordner, um während der Video-Konferenz ein wichtiges Dokument aufzuspüren. Darüber hinaus ist wichtig: Notizen machen. In der Regel kommen nicht alle Teilnehmer jeden Tag zusammen. Entsprechend viele Themen werden im Rahmen eines Business-Meetings besprochen. Damit keine Details unter den Tisch fallen, sollten Papier und Kugelschreiber griffbereit sein.
Check-up vor Beginn: Location und Technik
Kurz vor Beginn des Online-Meetings ist ein umfassender Check-up der Umgebung unumgänglich. Bügelwäsche, die sich im Hintergrund auf einem Stuhl türmt, hat vor der Kameralinse ebenso wenig etwas zu suchen, wie der Couchtisch mit der leeren Weinflasche vom Vorabend oder ein lebensgroßes Pokémon-Poster der jüngsten Tochter an der Wand. Idealerweise prüfen Sie mit Ihrer Laptop-Kamera, welcher Hintergrund für die Teilnehmer während der virtuellen Zusammenkunft zu sehen sein wird.
Neben der Location müssen auch Mikrofon und Kamera überprüft werden, um nervenaufreibende Technikprobleme zu vermeiden. Eventuell kann die Nutzung eines Headsets in Erwägung gezogen werden. Handy- und Wohnungsklingel sollten für die Dauer der Video-Konferenz ausgeschaltet werden. Eine stabile Internetverbindung kann in der Praxis zwar nicht immer gewährleistet werden, doch die Übertragungsqualität kann verbessert werden, indem sichergestellt wird, dass keine Person im Haushalt streamt oder Online-Games spielt.
NoGos im Online-Meeting: Jogginganzug und Unpünktlichkeit
Im Homeoffice tauschen selbst gestandene Manager gern den eleganten Dreiteiler gegen einen bequemen Jogginganzug. In einem Online-Meeting hat das persönliche Wohlfühl-Outfit allerdings nichts verloren. Der Schlabberlook weicht vor der Kamera dem Business-Dresscode. Nur auf diese Weise demonstrieren Sie den Teilnehmern, dass Sie das Meeting ernst nehmen. Gleichzeitig stellen Sie eine produktive Arbeitsatmosphäre her. Ein weiteres NoGo sowohl beim Treffen in einem realen Konferenzraum als auch beim Business-Meeting ist Unpünktlichkeit. Am besten loggen Sie sich rechtzeitig ein und schalten bis zum Startzeitpunkt das Mikrofon und die Kamera ab.
Verhalten während des Online-Meetings
Mehr noch als bei einem Business-Meeting im firmeneigenen Konferenzraum kommt es bei einer Video-Konferenz auf das Verhalten vor der Kamera an. Wer ständig den Blickkontakt mit den anderen Teilnehmern hält und bewusst Mimik und Gestik einsetzt, signalisiert Aufmerksamkeit und Interesse. So verlockend es auch sein mag, bei der virtuellen Konferenz auf der Couch zu liegen und den Laptop auf dem Bauch zu balancieren: Bei einer geschäftlichen Zusammenkunft im virtuellen Raum hinterlassen Sie in dieser Position einen denkbar schlechten Eindruck. Während der Konferenz sollten die Teilnehmer immer direkt angesprochen werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass auf eine Frage alle gleichzeitig antworten oder sich andererseits niemand zuständig fühlt.
Nach Abschluss des Online-Meetings erstellt ein Teilnehmer eine Zusammenfassung mit den gewonnenen Erkenntnissen und nächsten Arbeitsschritten. Diese kann per E-Mail verschickt werden und unter Umständen einen kurzen Fragebogen enthalten, mit dem die Teilnehmer eine Bewertung abgeben und Verbesserungsvorschläge einreichen können.
