Jahresbeginn – in vielen Unternehmen Zeit für ein Mitarbeitergespräch. Doch was ist das eigentlich und worauf sollten Führungskräfte achten? Wir haben die wichtigsten Aspekte über Mitarbeitergespräche zusammengestellt.
Was ist das eigentlich?
Die MitarbeiterInnen eines Unternehmens sind in erster Linie eines, nämlich Menschen. Und als solche sind sie sowohl in Hinsicht auf ihr Wohlergehen als auch in Anbetracht auf ihre Funktion im Unternehmen in erster Linie auf Verständnis und Kommunikation angewiesen. Denn auf nahezu allen Beziehungsebenen ist Kommunikation der Kitt für das Funktionieren der Abläufe: Sie regelt Verantwortung und Zuständigkeit, ist die Grundlage für die Koordination von Projekten, schafft Vertrauen und bestimmt die Unternehmenskultur. Ohne Kommunikation ist Alles Nichts – aus diesem Grund ist es grundlegend wichtig, dass sie besonders in Bereichen, in denen sie einen hohen Stellenwert innehat, richtig praktiziert wird: im Gespräch zwischen MitarbeiterInnen und Führungskräften.
Im Mitarbeitergespräch bekommen MitarbeiterInnen und Führungskraft die Möglichkeit, Feedback auszutauschen, ihre Beziehung zu stärken und durch Kommunikation die Entwicklung der Mitarbeitenden anzutreiben. Es kann also ein wichtiges Werkzeug im Arbeitsleben bilden und braucht nicht, wie man es von vielen ArbeitnehmerInnen kennt, gefürchtet und gemieden werden. Denn das, worum es in regelmäßig stattfindenden Mitarbeitergesprächen geht, ist ein erstrebenswertes Ziel für die MitarbeiterInnen selbst. Es geht darum, ihre eigene Entwicklung zu steigern, um ihr Wohlbefinden im Unternehmen sicherzustellen und darum, Raum für alles zu schaffen, was von ihren Seiten Raum bedarf.
Um dies zu erreichen ist es wichtig, den Austausch konstant und ungezwungen stattfinden zu lassen. Thematisch geht es bei Mitarbeitergesprächen abgesehen von Branchenspezifischem eigentlich stets um den Status quo – ausgehend davon ist der Austausch über Erwartungen, Ziele und Pläne wichtig, um auf einen gemeinsamen Nenner zu kommen und die persönliche und fachliche Entwicklung der Mitarbeitenden zu stärken, sowie sie durch Wertschätzung zu motivieren.
Institutionalisierte Mitarbeitergespräche
Ehrliche, regelmäßige Kommunikation sollte zur Unternehmenskultur gehören und einen großen Teil des Arbeitsalltags bestimmen. Nicht immer muss es dafür einen lang geplanten Termin unter vier Augen in einem vorab gebuchten Raum geben: Auch ein Treffen zum Kaffee, um über das letzte Projekt zu sprechen, eine gemeinsame Retro vor oder nach Dienstbeginn zum Austausch über Gelungenes und Versäumtes oder ein digitales Gespräch im internen Kommunikationstool können als Raum für ein Mitarbeitergespräch dienen. Dabei muss es auch nicht immer einen speziellen Anlass für die Kommunikation geben. Solche Gespräche dienen einfach dazu, Mitarbeiterleistungen allgemein zu betrachten, zu verbessern und die Bedingungen für ihre Entwicklung zu optimieren.
Anlassbezogene Mitarbeitergespräche
Diese Art von Gesprächen findet weniger regelmäßig statt und wird dabei meist von den MitarbeiterInnen selbst oder von der Führungskraft initiiert. Der Anlass ist oft etwas Besonderes, wie z.B. Konflikte, besonders herausragende oder schlechte Leistungen, Optimierung von Arbeitsabläufen oder die Nichteinhaltung von Vorgaben. Dabei ist es wichtig, das Gespräch konstruktiv und zukunftsorientiert ablaufen zu lassen, um seine Angestellten danach motiviert an ihrer Leistung arbeiten können zu lassen. Es sollte klar und nachvollziehbar aufgezeigt werden, wo gegebenenfalls Baustellen und Schwächen vorliegen und wie an diesen gearbeitet werden kann.
Für ein solches Mitarbeitergespräch hat man, besonders als Führungskraft, einige Vorbereitungen zu treffen.
Was bedeutet es für die Führungskraft?
Zuerst gilt es, sich ausreichend auf das Gespräch vorzubereiten. Mitarbeitende sollten frühzeitig von der Führungskraft eingeladen und darüber aufgeklärt werden, was beim Treffen besprochen werden soll. Wichtig ist zudem, einen geeigneten Ort bzw. Raum sicherzustellen, an dem man ungestört sprechen kann. Auch Zeit sollte zu diesem Termin kein knappes Gut sein. Sowohl MitarbeiterIn als auch Führungskraft sollten sich vor und nach dem Termin genug zeitlichen Spielraum lassen, um sich darauf einzustellen und keinen Zeitdruck beim Gespräch zu verspüren. Dies könnte dazu führen, zu verfrühten Schein-Lösungen zu kommen, die nicht zu Ende gedacht wurden, sondern eher aus Zeitmangel gewählt werden mussten und unerwartete problematische Situationen mit sich bringen. Nicht nur an die strukturelle, sondern auch an eine inhaltliche Vorbereitung sollte von Seiten der Führungskraft gedacht werden.
- Über welche Aspekte soll gesprochen werden?
- Haben Sie genug Informationen über die Person, Beispiele und Beweise, um Ihr Anliegen zu untermauern?
- Was sind die Stärken Ihres Gegenübers?
- Was soll das Gespräch bewirken – was ist das Ziel?
Besonders bei Kritikgesprächen ist eine solche Vorbereitung besonders wichtig. Verschaffen Sie sich als Führungskraft einen Gesamtüberblick über Ihre Angestellten und vernachlässigen Sie dabei nicht die jeweilige persönliche Situation, wie Familienprobleme und gesundheitliche Verfassung. Reflektieren Sie ggf. auch, wie Gespräche in der Vergangenheit abliefen und bereiten Sie sich dahingehend auf mögliche Situationen und Gesprächspunkte vor. Überlegen Sie sich auch mögliche Reaktionen für eher suboptimale Szenarien – Was tun Sie, wenn sie sich nicht einig werden?
Während des Gesprächs ist es wichtig, die Atmosphäre so angenehm und frei wie möglich zu gestalten. Schotten Sie sich von möglichen Störungen, wie z.B. Handys ab, lassen Sie Ihrem Gegenüber genug Zeit zu erzählen, seien Sie aufmerksam und definieren Sie Ziele und Inhaltspunkte zu Beginn des Gesprächs. Abschließende Vereinbarung zwischen Führungskraft und MitarbeiterInnen sollten stets realistisch sein und eher motivieren anstatt überfordern.
Nach dem Gespräch ist es wichtig, alles Gesagte noch einmal zu reflektieren.
- Gibt es Aspekte, die beim nächsten Gespräch verbessert werden könnten?
- Hatten beide Seiten ausreichend Raum, um ihre Anliegen zu präsentieren?
Um diese Punkte zu klären, kann das gemeinsame Erstellen eines Gespräch-Protokolls helfen, über das sich MitarbeiterIn und Führungskraft einig sind. Die Führungskraft sollte sich nach dem Gespräch auch unbedingt dafür einsetzen, die/den MitarbeiterIn bei der Umsetzung der gemeinsam definierten Ziele zu unterstützen.
Generell gilt: Sei es eine Gehaltserhöhung, ein Kritikgespräch oder eine einfache Jahresbilanz über die erbrachte Leistung und Miss-/Erfolgserlebnisse – Geben Sie sowohl sich als Führungskraft als auch Ihren Mitarbeitenden den erforderten Freiraum, um echte Aussprachen zuzulassen und Kommunikation zu ermöglichen, wo sie benötigt wird. Nehmen Sie Ihre eigenen Anliegen und die Anliegen Ihrer MitarbeiterInnen ernst, hören Sie zu und profitieren Sie von der Möglichkeit, die gemeinsame vergangene Arbeitszeit zu reflektieren. Geben Sie sich gemeinsam die Chance, das unbeliebte Mitarbeitergespräch in eine Triebfeder für Produktivität und positive Veränderung zu transformieren!
