Meetings stellen ein beliebtes Mittel zum Zweck dar. Als Führungskraft versammelt man sein Team, an einem Ort und versucht in diesem Rahmen, Probleme, Fragen oder Themen zu besprechen. Jeder hat dabei wahrscheinlich seine eigenen Rituale für reale Meetings. Nun wurden die Kommunikation und das Arbeitsleben allgemein durch Corona und auch durch die stetig fortschreitende Digitalisierung massiv verändert, sodass vermehrt auf virtuelle Meetings umgerüstet werden muss. Dieser Wechsel bringt viel Unsicherheit für Führungskräfte mit sich. Wie bereitet man sich denn nun auf Onlinemeetings vor und wie gestaltet man diese möglichst effizient und effektiv? Um die Klärung genau dieser Fragestellungen soll es in diesem Beitrag gehen.
Meetings 101 – die Basics der (virtuellen) Meetingplanung
So banal es klingen mag, aber bevor Sie in die eigentliche Konzeption Ihres Meetings gehen, sollten Sie sich darüber im Klaren werden, was Sie mit Ihrem Treffen erreichen möchten. Geben Sie Ihrem Meeting einen kurzen Titel und benennen Sie grob Ihr Thema, damit alle Beteiligten wissen, worum es geht. Allerdings führt die Festlegung der Themen nicht zu einem effizienten Meeting, sondern Sie sollten in Ihre Planung klare Zielvorstellungen einbeziehen. Kommunizieren Sie diese Zielvorstellungen klar, damit Ihr Team Bescheid weiß und auf die Ziele hinarbeiten kann. Auch die Zeit des Meetings spielt eine wichtige Rolle. Bei der Planung müssen Sie sich überlegen, welchen Zeitraum Sie für die Bearbeitung welcher Inhalte einräumen. Hierbei ist das Bekannte Sprichwort „In der Kürze liegt die Würze“ Programm. Kurze Meetings sorgen für eine höhere Konzentration und Effizienz, da man nur einen begrenzten Zeitraum zur Zielerreichung zur Verfügung hat. Eine Zeitspanne von 15 bis 20 Minuten sorgt demnach für effizientere Meetings.
Erst die Vorbereitung, dann das Meeting
Damit Sie erfolgreiche virtuelle Meetings durchführen können, muss Ihre Grundeinstellung stimmen. Sind Sie ein Technikmuffel, der virtuelle Kommunikation verteufelt? Falls dem so ist, wären das sehr schlechte Voraussetzungen. Sie sollten dazu bereit sein, sich mit der Materie auseinandersetzen zu wollen und den Willen haben, erfolgreiche Meetings zu organisieren. Checken Sie vorab unbedingt, ob die Technik funktioniert, und machen Sie sich mit Ihrer Meetingplattform und deren Funktionen vertraut. Eine Checkliste kann Ihnen dabei helfen, dass Ihr Meeting möglichst reibungslos verläuft. Zudem ist eine inhaltliche Vorbereitung des Meetings wichtig, welche Sie natürlich mit Ihrem Team teilen müssen. Überlegen Sie sich, wer an dem Meeting teilnehmen soll und für welche Mitarbeiter eine Teilnahme verbindlich ist. Legen Sie eine genaue Startzeit fest, teilen Sie den Link zum Meeting mit den entsprechenden Mitarbeitern und achten Sie auf Pünktlichkeit. Zudem nehmen Sie als Führungskraft die Rolle des Moderators ein, weshalb Sie sich zuvor entsprechend vorbereiten müssen, damit Sie die Inhalte des Meetings möglichst interessant präsentieren können. Legen Sie im Vorfeld schon den Termin für das nächste Meeting fest, damit Sie Ihr Team darüber informieren können.
Die Anfangsphase des Meetings
Wenn alles vorbereitet ist, kann das Meeting gestartet werden. Es bietet sich an, den Raum bereits 10 bis 15 Minuten vor Beginn des eigentlichen Meetings zu öffnen. So geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance – wie in realen Meetings – langsam und nacheinander einzutrudeln. Sie können sich begrüßen, austauschen und ankommen, bevor es in das Meeting geht. So können Sie zu Beginn des Meetings die Aufmerksamkeit für sich gewinnen, da andere Themen wie der neue Haarschnitt im Voraus besprochen wurden. Kreieren Sie dabei eine freundliche Atmosphäre und lassen Sie eventuell im Hintergrund leise Musik abspielen. Diese können Sie dann langsam ausblenden, wenn das Meeting beginnt. Begrüßen Sie die Teilnehmer des Meetings und starten Sie mit einer kurzen Vorstellungsrunde. Je nach Lage bietet sich auch eine Abfrage der aktuellen Stimmung an, wobei Sie jedoch sensibel vorgehen sollten. Anschließend können Sie Ihrem Team einen kurzen Überblick über die Gründe und Ziele des Meetings geben, damit alle Beteiligten die gleichen Informationen haben. Um einen besseren Überblick des tatsächlichen Verlaufs zu haben, können Sie die behandelten Themen auf Ihrer Agenda abhaken.
„Man kann nicht nicht kommunizieren“
Kommunikation oder viel mehr gute Kommunikation ist sowohl in realen als auch in virtuellen Meetings essenziell. Kommunikation erfolgt dabei nicht nur verbal, sondern äußert sich in unterschiedlichen Verhaltensweisen. Daher sollten Sie vorab einige Verhaltensregeln aufstellen, damit ein höfliches Miteinander gewährleistet wird. So können Sie beispielsweise vorab klären, ob sich die Meetingteilnehmer duzen oder siezen oder ob die Kamera beispielsweise immer eingeschaltet sein muss. Darüber hinaus gilt es für Sie als Moderator zu überprüfen, ob diese Regeln auch in der Praxis eingehalten werden. Eine sachliche und themenbezogene Kommunikation ist in allen Fällen erstrebenswert, um Konflikte zu vermeiden. Auch sinnvolles Zuhören und das bewusste Schaffen von Pausen tragen zu einer aufgeschlossenen und angenehmen Gesprächssituation bei. Bei Meetings mit eingeschalteter Kamera sollten Sie zusätzlich auf Ihre Mimik und Gestik achten, damit auch die nonverbale Kommunikation positiv zur Gesprächssituation beiträgt.
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
After-Meeting-Phasen, also die Zeit nach dem Meeting, können Sie dafür nutzen, um den Verlauf des Meetings und dessen Stärken und Schwächen zu reflektieren. Reflektieren Sie das Meeting und fragen Sie sich, ob das Meeting erfolgreich war, ob Sie die gewünschten Ziele erreicht haben oder ob alle besprochenen Inhalte notwendig waren. Machen Sie sich auch Gedanken über Ihre Performance als Moderator und überlegen Sie, was gut und was weniger gut funktioniert hat. Integrieren Sie auf jeden Fall Ihre Mitarbeiter in den Reflexionsprozess. Fragen Sie Ihr Team nach konstruktivem Feedback, sodass Sie alle gemeinsam an der Optimierung Ihrer Meetings beteiligt sind. Durch das gesammelte Feedback bekommen Sie direkt eine Basis für den strukturellen Verlauf des nächsten Meetings. Dementsprechend können Sie das Feedback für Ihre zukünftigen Meetings nutzen, um diese effizienter und ansprechender zu gestalten.
Die Thematik rund um virtuelle Meetings ist Hauptbestandteil unseres Kurses „Digital Leader (IHK)“. Melden Sie sich noch heute an, wenn Sie Ihre Führungskompetenzen an die Anforderungen des digitalen Wandels anpassen und sich selbst und Ihre Mitarbeiter kompetent anleiten möchten.
